Ein Löschkonzept dient dazu, festzulegen, wann, wie und von wem personenbezogene Daten im Unternehmen zu löschen sind.

Löschfristen informieren darüber, wann die Daten regelmäßig zu löschen sind. Dabei müssen gesetzliche Aufbewahrungspflichten berücksichtigt werden. Diese sind in der Regel nicht in Datenschutzgesetzen, sondern z.B. in Steuer- oder Handelsgesetzen zu finden. In bestimmten Fällen müssen Daten jedoch auch unabhängig von einer Löschfrist gelöscht werden – etwa dann, wenn die Person eine Einwilligung in Marketingaktivitäten widerruft und die Daten nicht noch rechtmäßig für andere Zwecke verarbeitet werden dürfen.

Ein Löschkonzept kann prinzipiell in verschiedenen Formen erstellt werden (z.B. elektronisch oder auf Papier). Es ist jedoch empfehlenswert, das Konzept für einen Dokumentenexport verfügbar zu machen, um evtl. Anfragen von Aufsichtsbehörden schnell und unkompliziert gerecht werden zu können.

Das Konzept sollte möglichst eingänglich ausgestaltet und geschrieben sein (Fachbegriffe sollten stets erläutert werden), damit sämtliche Personen, die mit der Löschung betraut werden, es als Arbeitsgrundlage nutzen können.

Bzgl. der Art und Weise der Löschung ist entscheidend sicherzustellen, dass die Daten irreversibel gelöscht werden, also nach dem Löschvorgang nicht mehr so wiederherstellbar sind, dass man mit ihnen auf die Person schließen kann.