Welche Art von personenbezogenen Daten wird normalerweise im Vermietungssektor verarbeitet und wie kritisch sind die Verarbeitungen?

Die Vermieter-Mieter-Beziehung kann in verschiedene Phasen unterteilt werden, die alle die Verarbeitung personenbezogener Daten über den Mieter erfordern.

Es beginnt mit der Auswahl potentieller Mieter: Um die hohe Nachfrage nach Wohnraum in beliebten Wohngegenden bewältigen zu können, wünschen Vermieter nachvollziehbarer Weise eine Vorselektion aus manchmal mehreren hunderten Mietinteressierten. Je detaillierter die Informationen zum potentiellen Mieter, desto leichter die Vorselektion. Aus Sicht des Vermieters gibt es nahezu keine Information, die nicht relevant für die Vorselektion sein könnte.

Dabei sind gleichwohl manche Daten besonders entscheidend für eine ausreichend fundierte Entscheidung, wozu z.B. Informationen zum ungefähren Einkommen zählen, die Schlüsse zur finanziellen Stabilität des Mieters erlauben. Dagegen müssen Informationen zu Hoobies und Familienstatus regelmäßig nicht von entscheidender Relevanz.

Je wichtiger die Information, desto höher ist das Bedürfnis des Vermieters, die Korrektheit der Information zu überprüfen bevor der Mietvertrag einem ausgewählten Kandidaten angeboten wird. Dies erfordert regelmäßig die Einbindung von Dritten, wie etwa Auskunfteien (Bonitätsnachweis), Arbeitgebern (Gehaltsnachweis) oder aktuellen Vermietern (Mietschuldenfreiheitsbestätigung).

Ist der Mietvertrag einmal geschlossen, kann für dessen Abwicklung die Verarbeitung von Verbrauchsdaten (Heizung, Wasser) für eine korrekte Nebenkostenabrechnung erforderich sein.

Welche Gesetze und Bestimmungen zum Schutz der Privatsphäre müssen im Vermietungssektor beachtet werden?

The konfligierenden, oftmals gegensätzlichen, Interessen von Vermietern und (potentiellen) Mietern hinsichtlich der Verarbeitung von teils sensitiven Informationen zur finanziellen Situation des Mieters und Wohnpräferenzen erfordern regelmäßig eine Interessenabwägung.

Für eine angemessene Abwägung bedarf es einer klaren Unterscheidung zwischen "essenziellen" und "nicht-essenziellen" Bedürfnissen des Vermieters hinsichtlich der Auwahl zuverlässiger und zahlungsfähiger Mieter. Wähend es auf der einen Seite das Bedürfnis des Vermieters nach einer kriterienbasierten Auswahl Rechnung getragen werden muss, darf die Sensitivität mancher der angefragten Informationen und die aus dem Profiling potentiell resultierenden Diskriminierungsrisiken und / oder die Verwehrung existentieller Lebensbedürfnisse nicht aus dem Blick geraten.

Demgegenüber ist eine Interessenabwägung dort natürlich nicht erforderlich, wo Daten unzweifelhaft für die Abwicklung des Mietvertrags benötigt werden. Dies kann (je nach Fall) auf Kontakt- und Verbrauchsdaten zutreffen.

Welche Compliance-Risiken sind zu beachten und worauf haben Aufsichtsbehörden und Gerichte ihr Augenmerk gerichtet?

Werden Daten zum Mieter nicht rechtskonform verarbeitet, kann dies starke persönliche Auswirkungen auf das Leben des (potentiellen) Mieters haben. Dies wäre z.B. der Fall, wenn ihm aufgrund einer negativen Schufa-Auskunft die Anmietung einer Wohnung verwehrt wird.

Vor diesem Hintergrund war die Verarbeitung von Mieterdaten bereits Gegenstand verschiedener Behördenstellungnahmen und Gerichtsurteile.